Vi bygger høyteknologiske skip, men sitter fast i manuelle prosesser

Skipsfartsindustrien er midt i en teknologisk revolusjon. Virksomheter investerer milliarder i digitalisering, kunstig intelligens og grønne initiativer for å løfte sektoren som lenge har hengt etter andre bransjer. De nyeste skipene er langt mer effektive og avanserte enn tidligere generasjoner, men en stor og oversett gevinst ligger i digitaliseringen av de underliggende prosessene.

Skipene som forlater verftene i dag, er flytende superdatamaskiner. Likevel er mange av prosessene som holder dem i gang overraskende manuelle. Vi i RS Components besøker jevnlig skipenes maskinrom og får innsikt i daglige rutiner. Her sliter de ansatte fortsatt med regneark, e-posttråder og PDF-kataloger, som sammen må holde oversikt over innkjøp, drift og vedlikehold. Når noe haster, og det skjer ofte på vannet, blir disse manuelle arbeidsflytene ikke bare trege, men også dyre.

Med satellittforbindelser som Starlink Maritime har skipene virkelig blitt en del av det digitale økosystemet. Likevel føles det noen ganger som om de fortsatt navigerer etter stjernene når det gjelder prosesser og beslutninger.

Prosesser er bygget for land og ikke til sjøs

Problemet er sjelden mangel på teknologi, men måten prosessene er organisert på. Mange skip seiler med avanserte sensorer, automatiserte systemer og konstant tilkobling til land, men er fortsatt avhengige av manuelle anskaffelsesprosesser, fragmenterte forsyningskjeder og tidkrevende godkjennelser.

Det er sjelden planlagt for feil som kan skje om bord, og ofte må reservedeler bestilles selv om tid er en kritisk faktor. Man må sende en e-post, som utvikler seg til en RFQ (Request for Quote) som sirkulerer mellom flere parter og ender opp med et mellomledd som tar godt betalt for hasteoppdraget. Underveis mister man både tid og oversikt.

En rimelig komponent kan derfor utløse dyre ekspressforsendelser eller i verste fall off-hire. Utfordringen handler sjelden om prisen på delen, men om strukturen rundt. Det er derfor et lederansvar å endre kulturen.

Når åpenhet endrer atferd

Digitalisering handler ikke bare om systemer, men også om atferd. Atferd endres når ansvar og åpenhet flyttes nærmere beslutningen.

Erfaring fra fraktselskaper som har digitalisert sine anskaffelsesprosesser viser et tydelig mønster. Når mannskapet om bord kan bestille delene de trenger selv, og samtidig se priser og alternativer, blir de mer bevisste på valgene sine. Dyre spesialløsninger avvises til fordel for funksjonelle alternativer, og anskaffelser settes i direkte sammenheng med budsjett og drift.

Samtidig endrer innkjøpsavdelingens rolle seg. De bruker mindre tid på manuell bestilling og brannslukking, og mer tid på å optimalisere leverandører, avtaler og økonomi. Åpenhet flytter ikke kontrollen bort fra organisasjonen, men ansvaret til hvor beslutningen tas.

Bunnlinjen følger med

Det handler ikke bare om sunn fornuft. Ifølge PwCs Digital Procurement Survey fra 2024 er kostnadsstyring og digital transformasjon de to viktigste strategiske prioriteringene i innkjøpsavdelinger verden over. Dette understreker at digitalisering av innkjøp først og fremst styrker økonomistyring og effektivitet.

Utviklingen innen skipsfart peker også på potensialet. Ifølge våre egne tall vokser salget av sensorer, automatisering og testutstyr betydelig hvert år. Bransjen investerer allerede i å overvåke og forstå systemene sine bedre. Neste steg er å koble disse dataene til vedlikehold og anskaffelse, slik at færre feil blir akutte og færre beslutninger tas i panikk.

Styrk initiativene

Det finnes ingen raske løsninger, men tre tilnærminger kan flytte bransjen betydelig. For det første bør kjøpene flyttes nærmere de som faktisk bruker utstyret. Skipet må kunne iverksette bestillinger digitalt gjennom et innkjøpsadministratorsystem, mens godkjenning, budsjettstyring og oversikt forblir sentrale.

For det andre er det viktig å standardisere prosesser og fjerne unødvendige mellomledd, fordi hvert ekstra ledd koster tid, penger og oversikt, spesielt når noe haster.

Til slutt bør data brukes der de gir reell verdi. Ikke som moteord, men som konkrete innspill for bedre planlegging, vedlikehold og innkjøp.

Skipsfartsindustrien har bevist at den kan bygge noe av det mest avanserte utstyret i verden. Nå handler det om å sikre at prosessene som holder skipene i gang, er like moderne som teknologien om bord. Bransjen mangler ikke teknologi. Den mangler beslutninger. Så lenge vi aksepterer at høyteknologiske skip drives av PDF-er og papir, aksepterer vi også de unødvendige kostnadene som følger med.